پروژههای فناوری اطلاعات به روشی همسان با ایجاد بانكهای اطلاعات حقوقی یا ایجاد بانكهای اطلاعات ثبت اراضی و املاك در اوایل دهۀ 1980 آغاز شد. این سامانههای قدیمی بعدها برخی مشكلات در ارتقاء كارپایههای فاوایی پدید آوردند كه بیشتر از این واقعیت ناشی میشد كه در دهۀ 1980 اساس سامانههای بزرگ رایانه را سختافزارهای اختصاصی شركتهای سازنده تشكیل میداد.
پروژههای فناوری اطلاعات به روشی همسان با ایجاد بانكهای اطلاعات حقوقی یا ایجاد بانكهای اطلاعات ثبت اراضی و املاك در اوایل دهۀ 1980 آغاز شد. این سامانههای قدیمی بعدها برخی مشكلات در ارتقاء كارپایههای فاوایی پدید آوردند كه بیشتر از این واقعیت ناشی میشد كه در دهۀ 1980 اساس سامانههای بزرگ رایانه را سختافزارهای اختصاصی شركتهای سازنده تشكیل میداد.
روند مشترك دیگر در دهۀ 1980 و اوایل دهۀ 1990 عدم پیروی طراحی، پدیدآوری و اجرای پروژههای فاوایی از هرگونه نقشه و برنامه بود. در آن سالها این پروژهها فقط برای رفع برخی نیازهای خاص راهاندازی میشد. در سالهای اخیر رهیافتها به لطف استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، نظامیافتهتر شدهاند و اكنون چندین كشور برای افزایش دادن انسجام و تعامل سرمایهگذاریهای مختلف در حوزه فناوری اطلاعات برنامه راهبردی فناوری اطلاعات را تدوین كردهاند.
پدید آوردن سامانههای پیگیری پرونده، نخستین گام در طرحهای دولت الكترونیكی در دادگاهها و دادستانیها به شمار می-رود. بسیاری از كشورهای اتحادیۀ اروپا انواعی از سامانههای پیگیری پرونده را در دادگاهها و دادستانی خود مورد استفاده قرار میدهند كه هر یك قابلیت كاركردی و عملكردی خاص خود را دارد.
در این خصوص زنجیره به هم پیوستهای از سامانههای سنتی پیگیری پرونده تا برنامههای بهبود مدیریت گردش كار و نیز پشتیبانی از پروندهبندی الكترونیكی، تبادل دادههای الكترونیكی و دادگستری الكترونیكی به چشم میخورد. برای مثال در كشورهای نروژ، فنلاند، اتریش و استونی كه مشكلات مرتبط با سامانههای قدیمی را ندارند و انگلستان و ولز، سامانههای كارساز و خوشطرحی به ویژه در حوزه كیفری، به كار گرفته شده است. لازم به توجه است كه برخی كشورها سامانه خاص خودشان را برای مدیریت پروندهها ساختهاند و بر همین اساس هیچگونه تشریك اطلاعات بین برنامههای مختلف مورد استفاده در كشورهای اروپایی وجود ندارد. بسیاری از مراحل ایجاد و راهاندازی پروژهها به علت نبود تخصص فنی در وزارت دادگستری یا سازمانهای خدماترسانی دادگاهی برونسپاری شده است.
كشورهای بسیاری در پی یكپارچهسازی سامانههای مدیریت پرونده هستند؛ سامانههایی كه در گذر زمان توسط سازمانهای مختلف قضایی پدید آمده است. این معضل در تمام حوزههای قضایی وجود دارد اما به ویژه در كشورهایی مثل انگلستان و اسپانیا حاد است كه نظام قضایی حالت پراكندهتری دارد، یعنی در كشورهایی كه قدرت فزاینده اجتماعات خودمختار سبب شده است تا هماهنگسازی پروژههای فاوایی قضایی به معضل چشمگیری تبدیل شود.
پدید آوردن سامانههای پیشرفتهتر مدیریت پرونده نیز امری كاملاً ضروری است تا به این وسیله بتوان اطلاعات مدیریتی بهتری برای پایشگری كیفیت فرایندهای دادگاه، بهبود روشهای پیشبینی و ارزیابی عملكرد فراهم كرد و همچنین آنها را برای مهار هزینههای سامانههای الكترونیكی فناوری اطلاعات مورد استفاده قرار داد. در برخی كشورها مثل ایرلند و هلند كه رهیافت سنتی گردآوری اطلاعات آماری سنتی و «كافی» قلمداد میشود این نیازها مبرمتر است. موضوع جالبی كه باید تحقیق بیشتری در باره آن به عمل آورد، چالشی است كه احتمال دارد سامانه پیشرفته مدیریت پرونده برای استقلال قضات پدید آورد.
سامانههای مدیریت پرونده اگر به طور طبیعی شكل گرفته باشند امكان پروندهبندی الكترونیكی و به طور كلی تبادل اسناد یا دادههای الكترونیكی قضایی (JEDI) را فراهم میكنند. بسیاری از كشورها و البته نه همۀ آنها، برای قوۀ قضاییه یا كل نظام قضایی ساختار فاوایی خوبی همراه با شبكه خصوصی مجازی ایجاد كردهاند و در كار برنامه¬ریزی برای فراهمسازی امكان تبادل اطلاعات از طریق برنامههای كاربردی اینترنتی یا اینترانتی هستند.
در فنلاند از سال 1993 سامانه یكپارچه مدیریت پرونده و پروندهبندی الكترونیكی مدنی و جنایی مورد استفاده بوده است. اساس این سامانه نیز بر پایه شبكهای داخلی و اختصاصی استوار است. اتریش هم منادی نیرومند چنین روشی است زیرا در این كشور نیز بدون وجود زیرساخت PKIدر چند مورد از پروندههای مدنی، بین وكلای دعاوی و دادگاهها از تبادل الكترونیكی استفاده شده است. شكی نیست كه خطمشی دادگاه باعث تشویق وكلای دعاوی به استفاده از سامانه پروندهبندی الكترونیكی شده است زیرا وقتی وكلای دعاوی از سامانه پروندهبندی الكترونیكی استفاده كنند مشمول تخفیف در هزینههای دادگاهی میشوند. البته برای جلوگیری از رفتارهای نابخردانه، پروندههای الكترونیكی تحت مراقبت شدید قاضی است.
نمونه موفق دیگری كه میتوان نام برد سامانه مركز دادگاه بالك كانتی در انگلستان است كه توسط اعتبارداران بزرگ مثل شركتهای خدمات عمومی به كار میرود و كارهای تكراری و دستوپاگیر دعاوی پولی را از دادگاههای محلی به «اداره پشتیبانی» مركزی در نورت هامپتون انتقال میدهد كه به صورت رایانهای كار میكند و تمام این پروندهها را به صورت خودكار با برنامه رایانهای پردازش میكند. براساس این تجربه مثبت بود كه سامانه دعاوی پولی برخط تاسیس شده است. این سامانه برخط ویژه مصرفكنندگان و شركتها است و آنها با استفاده از آن میتوانند با استفاده از روالهای كاملاً اینترنتی، دعاوی پولی خود را مطرح كنند (تا حدود 150 هزار یورو). اگر این دعاوی محل مشاجره و اختلافنظر نباشد، مدعی میتواند تقاضای داوری كرده و به صورت برخط درخواست كند كه حكم توسط ضابط دادگستری اجرا شود. البته كمابیش در تمام كشورهای اروپایی و به ویژه آنهایی كه تاكنون هیچگونه برنامه JEDI تولید نكردهاند، امنیت همچنان بزرگترین دغدغه به شمار میرود. گویا شكلگیری تبادل دادههای قضایی در اروپا به شكلگیری سامانه مطمئن امضای دیجیتالی بستگی دارد، سامانهای كه به زیرساخت بسیار پیچیدهای نیازمند است. چنین سامانهای در كنار كارتهای هوشمند، گامی اساسی در راه رسیدن به كاربری گسترده پروندهبندی الكترونیكی در دادگاهها است. تاكنون فقدان روالها و آهنگ كند راهاندازی سامانه امضای دیجیتالی جلوی پیشرفت در این حوزه را گرفته است. مشكلات موجود در نظام كاربرد امضای دیجیتالی كه باید برطرف شود به خوبی آشكار است: تضمین اصالت فرستنده و اطمینان یافتن از صحت اسناد و سلب انكار.
تمام دادگستریهای با برخی مشكلات مشترك مواجه هستند، كه برخی از این مشكلات از راهبردها و رهیافتهای متفاوت هر كشور سرچشمه میگیرد. هنوز كه هنوز است گردش اطلاعات فاوا در سازمان قضایی بسیار محدود است كه این جای تاسف دارد زیرا اگرچه راهكار بسیاری از دشواریهای مشترك پیدا شده اما همه از آن استفاده نمیكنند.
گویا مدیریت امور قضایی همچنان «قلمرویی مجزا» از بحث كلی دولت الكترونیكی قلمداد میشود. زمان آن رسیده است كه امور قضایی در اولویتهای پروژههای دولت الكترونیكی گنجانده شود.
برخی كشورها دارای زیرساخت فاوایی خوبی هستند اما این زیرساخت به تنهایی برای پیشبرد كاربری فاوا در مدیریت امور قضایی لازم ولی غیركافی است. با داشتن زیرساخت خوب فاوایی كه به معنای كاهش هزینه و افزایش سرعت اینترنت است، میتوان با معضل پایین بودن سواد فناوری اطلاعاتی و همچنین فاصله دیجیتالی بین برخی از اقشار اجتماعی مقابله كرد. هرچند تمام معضلات دسترسی به خدمات قضایی را نمیتوان با این زیر ساخت حل و فصل كرد.
نكته قطعی دیگر این است كه گاهی پروژهها مورد ارزیابی قرار نمیگیرد و این مشكل در برخی كشورها بسیار شدید است. قوه قضاییه از مشكل «تجدد ظاهری» یا «فناوری به صرف فناوری» مصون نیست و در بسیاری از كشورها، اثر فاوا بر كیفیت امور قضایی مورد توجه قرار نمیگیرد. معضل تعامل میان سازمانهای مختلف و در نتیجه سامانههای مختلف یكی از حادترین معضلات است. تبادل اسناد میان نهادهای قضایی مختلف چشمگیر نیست و یكپارچگی قوه قضاییه همچنان در سطح بسیار پایینی قرار دارد. در كشورهای دارای نظام حكومتی فدرال این مشكل شدیدتر است. در چنین نظامهایی هر ایالت بودجه خاص خود را داشته و به ایجاد سامانههای فاوایی خاص خود گرایش دارد كه این امر به محدود شدن تبادل اطلاعات منجر میشود.
در موارد بسیاری هم ضعف فناوری به كار گرفته شده یا پیچیدگی كاربردها كه فناوری موجود را دچار چالش میكند، مشكلات بسیاری پدید میآورد. برخی كشورها بیش از بقیه دغدغه امنیت دارند كه این امر به نوبه خود میتواند جلوی نوآوریها را بگیرد یا حالتی موقتی به آن بدهد. البته در بسیاری از موارد هم زیرساخت PKI خیلی گران است و برخی آن را برای مدیریت تراكنشهای الكترونیكی دادگاهها دستبالا تلقی میكنند. به همین دلیل برای دسترسی الكترونیكی به اطلاعات ثبت شده در دادگاهها، اصالتسنجی بر اساس نام كاربری و گذرواژه را كافی میدانند. در برخی كشورها هنوز هم معضل سواد فناوری وجود دارد و شكی نیست كه آموزش و كارآموزی به خصوص در سازمان¬های بزرگ همچنان اركان گسترش مویرگی فاوا به شمار میرود. نكته دیگر اینكه برنامههای كاربردی در بسیاری از موارد كاربرپسند نیستند و مشكلات بیشتری برای كاركنان پدید میآورند.
برخی كشورهایی به سراغ رهیافت مهندسی مجدد و تنظیم مقررات رفتهاند و برخی نیز رهیافت عملگرایانه و تدریجی را در پیش گرفتهاند. رهیافت عملگرایانه و تدریجی تاكنون در اتریش، استونی، فنلاند و به ویژه انگلستان نتایج خوبی به بار آورده و خدمات الكترونیكی بیشتری در این كشورها شكل داده است. بزرگترین مانع پیشرفت تا حدی در خود فناوری خلاصه میشود و بیشتر به ظرفیت نهادها و سازمان¬ها برای ایجاد تغییرات لازم در رویكردها و امور كاری جاری بستگی دارد تا بتوان مزیتهای فناوری را محقق كرد. این فرایند طولانی است و به همین دلیل به رهیافت عملگرایانه و تدریجی نیاز دارد.
رهیافت عملگرایانه و تدریجی در تنظیم مقررات هم به كار رفته است اما در كل میتوان گفت كه تنظیم مقررات پس از به كارگیری و آزمایش كردن فاوا بوده است نه برعكس. تنظیم مقررات پیش از رخ دادن تمام وضعیتهای ایجاد شده بر اثر به كارگیری برنامههای كاربردی فاوا، به طور چشمگیری جلوی فرایند نوآوری را سد میكند. این وضعیت در تمام كشورهایی رخ میدهد كه به سراغ رهیافت مهندسی مجدد و تنظیم مقررات میروند. از آنجا كه مهندسی مجدد كل فرایند كار، روی كاغذ جذاب و در عمل بسیار دشوار است، با دست یازیدن به آن، ناكامیهای بسیاری رخ میدهد و منابع گوناگونی هدر میرود. به طور معمول اینگونه پروژههای غولآسا اهدافی دارند كه دستكم در حال حاضر بسیار بلندپروازانه هستند، پیچیدگیهای زیادی دارند كه به شكست منجر میشود، منابع زیادی را مصرف میكنند و در عمل نتایج رضایتبخشی به بار نمیآورند.
برخی نتایج مطلوب به كارگیری فاوا در قوه قضاییه نیز متكی به تحویل مقرون به صرفه خدمات به مشتریان، ایجاد اطمینان، پیشرفت عملی و پرهیز از رویاپردازی بوده است. شتابزدگی و در پی ایجاد تغییرات سریع، از طریق به كارگیری فناوری، اشتباه بزرگی محسوب میشود.
فناوری فرصت بزرگی برای پشتیبانی از فرایند قضایی فراهم میآورد و برای بازنگری در فرایندهای قدیمی و ناكارآمد انگیزه ایجاد میكند اما ابزاری نیست كه حالت «وصل كن، استفاده كن» داشته باشد. فناوری را باید به دقت پروراند و در محیط مدیریتی و نهادی درست قرار داد تا دستاورد سازمانی مثبتی به بار آورد.
نویسنده:عباس زندباف